Uitgaande e-mail

Het afzenderprobleem

Tot voor kort kon iedereen vrij emailen naar wie en namens wie men maar wilde - er werd niet gecontroleerd of de afzender wel klopte. Vergelijk het met een papieren brief - niets houdt je tegen om die te ondertekenen met "Mark Rutte" en aan iemand te versturen, hij zal gewoon aankomen. Voor e-mail afzenders maakt WebHare hier ook gebruik van - je kan via formulieren en via andere applicaties mails versturen en je bent vrij zelf de afzendergegevens te kiezen.

Door de steeds verdere toename van spam en 'phishing' mail is dit tegenwoordig niet meer aan te raden. Als WebHare probeert te mailen namens 'info@bedrijf.nl', kan het zomaar gebeuren dat een ontvangende mailserver het niet vertrouwt en de mail als spam markeert. Afhankelijk van de configuratie bij 'uwbedrijf.nl' is het zelfs mogelijk dat de mail helemaal geweigerd wordt.

Hierdoor zullen we beperkingen moeten instellen aan de afzenderadressen die in WebHare kunnen worden gekozen. De afzender zal óf een vast adres van de server zelf worden (iets als noreply@webhare.org) óf de gebruiker moet ons expliciet autoriseren om te mailen namens zij of haar domeinnaam. Voor de laatste optie moeten er dan wel een aantal zaken worden ingesteld.

Om de afleverbaarheid van de email verder te verbeteren stapt WebHare over naar Amazon SES; een dienst die een goede reputatie heeft en ook de mogelijkheden biedt om extra zekerheid aan de ontvangers te geven dat de mail van de juiste afzender afkomstig is (DKIM). Nieuwe klanten en applicaties maken hier al gebruik van. De komende maanden zullen we bestaande klanten helpen migreren naar oftewel SES, oftewel SMTP via hun eigen server.

Mailen namens je domeinnaam

Mailen namens je domeinnaam kan in een aantal smaken:

  1. we mailen als '<emailadres>@bedrijf.nl', bv 'noreply@bedrijf.nl'.
  2. we mailen vanuit een subdomein, bv 'noreply@mailings.bedrijf.nl'
  3. we mailen via de SMTP server van de klant.

Het gebruik van een subdomein kan als voordeel hebben dat de reputatie van mails van 'mailings.bedrijf.nl' minder invloed hebben op de reputatie van 'bedrijf.nl'. Het kan om die reden soms ook verstandig zijn om zgn 'transactionele mail' (denk aan een wachtwoord reset of een aankoopbevestiging) via een ander subdomein te laten lopen dan reguliere nieuwsbrieven.

Mailen zonder subdomein

Indien je WebHare vanuit je eigen domeinnaam wilt laten mailen, moet je toegang hebben tot de DNS instellingen van de domeinnaam. Je krijgt dan van ons een aantal DNS records die moeten worden toegevoegd, waarna onze servers mogen mailen vanuit deze naam. We raden ook aan om de gegevens van de juiste (technische) contactpersonen bij ons door te geven, zodat we bij problemen direct de juiste personen informeren.

De specifieke DNS records hangen af van de domeinnaam (ze verschillen helaas per domein) dus zullen op aanvraag verstrekt worden. Wees altijd voorzichtig bij het wijzigen van DNS records en schakel bij voorkeur iemand in met ervaring in het beheer van DNS, want het foutief instellen van DNS kan o.a. problemen opleveren bij het verzenden en ontvangen van email.

Indien je domeinnaam door WebHare bv wordt beheerd, doen we dit natuurlijk allemaal voor je.

Het is overigens ook mogelijk om WebHare alleen namens een aantal specifieke emailadressen te laten mailen (bijv. alleen noreply@bedrijf.nl en website@bedrijf.nl). Dan zijn er niet persé DNS wijzigingen nodig, maar je moet wel mail kunnen ontvangen op het betreffende adres.

Mailen vanuit subdomein

Indien je vanuit een subdomein gaat mailen en de DNS zelf in beheer houdt, gaat het bovenstaande verhaal grotendeels weer op. Maar bij een subdomein is het ook mogelijk om dit subdomein naar ons te delegeren.

Je moet dan de mogelijkheid te hebben om NS records aan te maken in de DNS, en maakt dan de volgende records aan:

<subdomein> NS ns1.webhare.nl.
<subdomein> NS ns2.webhare.com.
<subdomein> NS ns3.webhare.eu.

Laat ons vooraf even weten dat je een subdomein naar ons delegeert, zodat we ook bij WebHare de juiste instellingen kunnen maken.

Mailen via SMTP server van klant

Het is voor WebHare ook mogelijk om mail van bepaalde afzenders via je SMTP te versturen. Hiervoor hebben we een servernaam, username en wachtwoord van de SMTP server nodig. Het verder instellen van autorisaties (zoals SPF records, DKIM signing etc) kan dan door je systeembeheerder verzorgd worden.

Let erop dat deze mogelijkheid niet geschikt is voor reguliere nieuwsbrieven en andere abonnementen, omdat via deze route geen goede bounce/complaint informatie verzameld kan worden.